管理故事：混乱的办公桌

在企业和政府里，包括顶尖人士在内的很多人都在因需要保持办公桌的整洁而备感压力。成文或不成文的规定总是对混乱的办公桌不能容忍。

但人力资源公司亚吉龙（AjilonOffice）的一项调查结果正显示：教育程度越高、薪水越高、经验越丰富的人，办公桌就越混乱。

美国有研究者试图证明混乱的书桌能够提供非常有用的工作环境。

研究者指出，首先，保持书桌的整洁是需要成本的。要保持桌面没有多余纸张，就意味着你不得不将大多数新到的文件装订起来、扔掉或转给其它人。你可以坚持把他们存在看起来非常整洁的档案储藏柜里。但如果考虑到查询文件，或是要弄清楚哪个文件与未完成的项目相关或它的最后期限的需求时，你不得不花时间来通读每个文件，并为其恰当编码。

此外，你需要每天花时间仔细检查一遍文件，有时还需要记清楚每个文件的摆放位置，明确知道哪一个是需要紧急处理的。如果你在同一个客户那里有一个高优先权项目和一个低优先权项目，你应该将它们放在这个客户名下的同一个文件夹里，还是分别放在"紧急"和"不紧急"这两个文件夹里？接下来，当你找到所需文件，将其取出放在办公桌上，使用之后，还需要将它重新存档。每天在存档和查找文件上所花费的时间取决于你工作的复杂程度、接收文件的数量及类型。但无论其总和是多少，都不属于有效工作时间。

混乱的书桌其实是个高效的系统，因为它能卓有成效地将工作按照优先级次序排列。混乱书桌的所有者们尽管习惯各有不同，却都常常在无意中保证了优先处理最重要的工作。在混乱的书桌上，一般越是重要、紧急的工作，越是被摆在手边或堆在最顶上，而那些完全可以忽略的材料则被压在了底下或是堆在后面――这是非常有意义的。你有时的确可能要花时间扎进成堆的文件里寻找所需的那一个――这也正是职业组织规划师批判混乱书桌的理由之一，他们称你所花费的时间将从最少每周1小时到最多每天1小时不等――但事实上，只要混乱保持在一个合理的水平，你将比拥有整洁书桌的人更好地利用时间。首先，最需要的文档就在手边。根据我们的调查，桌面整洁的人在工作时找东西所花的时间比混乱的人平均多36%。混乱办公桌上各种各样的文件代表了一个惊人的、复杂的非正式文件系统。与文件柜相比，它更高效也更灵活。混乱书桌的主人们也有一些共性，如将紧急、次紧急、非紧急文件分别堆成三堆。在每一堆中，他们都把相关文件放在一起，如来自同一个客户的文件。如果打算特别关注某一个文件，可以将它从一堆中取出或翻过来放，使它看起来更显眼。如果一个文件放在两堆中的任何一堆都是合理的，则可以让它跨在这两堆之间。在需要寻找某份文件时，不仅可以通过紧急度及归属客户两种途径去寻找，也可以回想距离上次看到它有多久了，以及同时连带看到的其它文件，因为越古老、用得越少的材料通常都被放在最下面。如果你的书桌属于混乱的一类，尽管你可能从未专门想过混乱的策略，但听到上面提及的方法，是不是仍会觉得似曾相识呢？

    正如塞伦和哈珀所说，混乱书桌的一个特点就是：混乱的桌子能够更真实地呈现出主人的工作类型及个人习惯。思想和工作通常不可预知，差别很大，也不确定，它们本身就是混乱的。既然如此，为什么书桌就不能混乱呢？